Personuppgiftsbiträdesavtal — EirTech AB (Caire)
1. Bakgrund
Leverantören tillhandahåller Caire (planering, schema, mobilapp, dokumentation m.m.). Kunden är personuppgiftsansvarig för uppgifter om medarbetare, kunder/brukare, schema, besök och omsorgsdokumentation. Om Kunden i stället är biträde åt exempelvis en kommun, anlitas Leverantören som underbiträde. Kunden ska då ha den personuppgiftsansvarigas tillstånd och förmedla dess dokumenterade instruktioner. Den som ingår avtalet för Kunden intygar behörighet att företräda den namngivna organisationen; en användarroll i Caire är inte i sig en fullmakt. Leverantören behandlar sådana uppgifter endast som biträde enligt detta avtal och Kundens dokumenterade instruktioner (GDPR art. 28).
2. Ändamål och behandlingens art
Behandling sker för att tillhandahålla, säkra och supportera Tjänsten: insamling, inläsning, strukturering, lagring, visning, kvalitetskontroll, analys, schemaläggning, optimering, publicering, operativa uppdateringar, rapportering, export och relaterad support. Inläsning kan ske genom manuella registreringar, Excel och andra verifierade maskinexporter, strukturerade datapaket eller API, inklusive CAIRE Connect. Inga andra ändamål utan skriftlig instruktion.
Kundens dokumenterade instruktioner kan omfatta återkommande läsning från behörigen anslutna källsystem och behandling av ändringar. Kunden bestämmer vilka organisationer, områden eller enheter, uppgiftskategorier och historiska eller framtida perioder som behövs för ändamålet. Detta avtal begränsar inte behandlingen till ett visst antal kunder, områden eller veckor. Endast relevanta och nödvändiga uppgifter ska behandlas; åtkomst till ett helt källsystem är inte i sig en instruktion att använda alla dess uppgifter.
Kunden ansvarar för rättsligt stöd, behörighet till källsystemet och instruktioner om källornas innebörd, ägarskap och avgränsning. Testområden, interna eller administrativa områden, arkiverade uppgifter och särskilda uppgifter ska identifieras inför Kundens granskning av urval och kopplingar. Gemensamma personalresurser och intern arbetstid ska beaktas där de påverkar tillgänglighet och analys. Bekräftad konfiguration kan utgöra en stående instruktion för återkommande inläsning och behandling; den verifierade rapportimportens bekräftelsekrav i avsnitt 3 gäller fortsatt.
Instruktionerna kan omfatta automatiska nattliga batchkörningar som uppdaterar framtida daterade planeringsunderlag och tar fram nya lösningsförslag när grunddata eller andra planeringsförutsättningar ändras. Planeringshorisonten är konfigurerbar; åtta veckor kan användas utan att utgöra ett avtalsmässigt tak. Kunden kan välja manuell hantering eller ändra konfigurationen. Grunddata och genomförandeplaner, daterade scheman, sparade lösningar och den publicerade aktuella planen är skilda delar av behandlingen.
En behörig planerare publicerar initialt en vald lösning. Därefter kan operativa händelser och godkända ändringar medföra kontrollerade revisioner av den publicerade aktuella planen inom Kundens behörigheter, regler och aktiverade funktioner. Ändringar utanför dessa ramar kräver ett nytt beslut av behörig användare. Uppdatering av framtida planeringsutkast är skild från dessa operativa revisioner.
Återföring eller skrivning till ett externt system förutsätter en särskild dokumenterad instruktion, erforderlig behörighet och en tillgänglig, konfigurerad integration. Ett godkännande av detta avtal aktiverar inte en integration och ger inte i sig rätt att ändra ett källsystem. Läsning via API innebär inte att återföring till exempelvis Carefox ingår eller är tillgänglig.
Azure-baserade AI-funktioner används endast när en behörig användare startar den aktuella funktionen i Caire, exempelvis Ask Caire, taligenkänning eller en granskning av dokumentation eller vårdplan. De behandlar bara det innehåll och den kontext som krävs för den startade funktionen. De används inte för den vanliga förhandsgranskningen av Excel-rapporter.
3. Kategorier
Registrerade: brukare/kunder, medarbetare, anhöriga (om
aktiverat).
Uppgifter: identitet och kontakt, inklusive kund- eller
källidentifierare som Kundnummer eller PatID, beslut,
genomförandeplaner, återkommande besöksmallar, schema, besök, adresser,
personal, kompetenser, skift, tillgänglighet, frånvaro, planeringsregler
och tidsregistrering samt, vid aktiverade moduler, dokumentation och
plats vid incheckning enligt Kundens konfiguration. Känsliga uppgifter
kan förekomma i de moduler Kunden aktiverar.
I den verifierade rapportimporten behandlas kund- och personalnamn, kundadress, identifierare samt besöks- och tidsuppgifter för förhandsgranskning. Först efter Kundens uttryckliga bekräftelse får de godkända uppgifterna skrivas till Caire. Personnummer används där endast som ett tillfälligt, uppladdningsspecifikt underlag för säkra registerkopplingar; rått personnummer, den saltade kopplingen och saltet skrivs inte till Caires register eller loggar av den importen.
4. Leverantörens åtaganden
- Behandla endast enligt dokumenterade instruktioner, om inte unionsrätt eller svensk rätt kräver annan behandling. I sådant fall informeras Kunden om det rättsliga kravet före behandlingen, om inte lagen förbjuder informationen av viktiga allmänintressen. Leverantören informerar omedelbart Kunden om en instruktion enligt Leverantörens bedömning strider mot GDPR eller andra tillämpliga dataskyddsbestämmelser. Den berörda instruktionen genomförs inte innan den klargjorts eller rättats, om inte lag kräver behandlingen.
- Säkerställa sekretess / tystnadsplikt för behörig personal.
- Åtkomst till Kundens personuppgifter kräver autentisering och behörighet för den aktuella organisationen och enheten. Användare använder personlig inloggning; maskinklienter, såsom anslutningar via CAIRE Connect, använder särskilda klientuppgifter och åtkomsttoken med avgränsade behörigheter. Behörighet att läsa en uppgift innebär inte i sig rätt att lämna den till en AI-funktion eller ett externt system. Känsliga uppgifter omfattas av särskilda åtkomst- och utlämnandekontroller.
- Vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder (art. 32), inkl. åtkomstkontroll, kryptering i transit, loggning, backup/återställning.
- Bistå Kunden med registrerades rättigheter och art. 32–36 i skälig omfattning.
- Anmäla personuppgiftsincident till Kunden utan onödigt dröjsmål (mål: inom 12 timmar efter kännedom) med art, kategorier, konsekvenser och åtgärder.
- Inte använda Kundens data för att träna generativa modeller eller förbättra Tjänsten för andra kunder; felrättning för Kunden är tillåten.
- Efter behandlingens slut, enligt Kundens val, återlämna eller radera Personuppgifter och radera befintliga kopior, om inte unionsrätt eller svensk rätt kräver lagring. Detta omfattar även källmaterial, härledda uppgifter och kopior hos underbiträden. Kopior i säkerhetskopior hålls avskilda från användning och omfattas av samma sekretess tills de raderas enligt dokumenterad säkerhetskopieringscykel; vid återställning tillämpas raderingsinstruktionen igen. Leverantören lämnar på begäran uppgift om tillämplig cykel och bekräftelse på genomförd radering.
Tillämpliga frister för återlämning och radering samt säkerhetskopieringscykeln dokumenteras med Kunden med hänsyn till avtal, instruktioner och eventuella lagstadgade bevarandekrav. Säkerhetskopior raderas enligt den dokumenterade cykeln och används inte för löpande behandling. En generell tidsfrist för aktiva uppgifter innebär inte att säkerhetskopior har raderats samtidigt. Leverantören bekräftar genomförda åtgärder skriftligen på Kundens begäran.
5. Underbiträden
Leverantören får anlita underbiträden under villkor motsvarande detta avtal. De underbiträden som anlitas anges i Bilaga 1 med företag och land, ändamål, kategorier av personuppgifter, var uppgifterna behandlas och grund för överföring. Listan uppdateras vid väsentliga byten, och Kunden informeras innan ett nytt eller ersatt underbiträde börjar behandla Kundens personuppgifter. Kunden kan invända på saklig grund.
6. Överföring utanför EU/EES
Ingen avsiktlig överföring utan Kundens skriftliga tillstånd och giltig överföringsmekanism enligt GDPR. Genom att godkänna detta avtal lämnar Kunden sitt skriftliga tillstånd till de överföringar och överföringsmekanismer som anges i Bilaga 1.
7. Revision
Kunden får, högst en gång per tolvmånadersperiod (eller vid misstänkt brist), granska efterlevnad via dokumentation / oberoende rapport, eller inspektion med skäligt varsel.
8. Ersättning
Inget separat arvode för biträdesåtaganden om inte skriftligen avtalats.
9. Giltighet
Gäller så länge Leverantören behandlar Personuppgifter för Kunden under kundavtalet, pilotavtalet eller den kostnadsfria analysen. Avtalet gäller även efter en slutförd analys så länge personuppgifter finns kvar för Kundens räkning. Kunden kan begära återlämning eller radering utan att beställa en betald tjänst. Den kostnadsfria analysen innebär ingen automatisk beställning eller provperiod. Vid konflikt om personuppgifter gäller detta biträdesavtal framför allmänna användarvillkor.
Om parterna redan har ett särskilt undertecknat biträdesavtal gäller dess företrädes- och ändringsregler. Detta standardavtal ersätter inte ett sådant avtal enbart genom att en ny version publiceras. Ett byte eller tillägg ska uttryckligen avtalas av behöriga företrädare enligt de befintliga ändringsreglerna och ange vilken version som ska gälla. Kommersiell omfattning och ersättning regleras i kund- eller pilotavtalet.
Bilaga 1 – Underbiträden
Leverantören anlitar följande underbiträden.
| Underbiträde, företag och land | Ändamål i Caire | Kategorier av personuppgifter | Var uppgifterna behandlas | Grund för överföring |
|---|---|---|---|---|
| AWS: Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg). | Drift och lagring av Tjänsten, inklusive säkerhetskopior och loggar. | Alla personuppgifter som Tjänsten lagrar, enligt avsnitt 3. | EU/EES: AWS-regionen eu-north-1 (Stockholm), där Caires produktmiljö är konfigurerad. | Uppgifterna lagras i EU/EES. AWS villkor innehåller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, och Amazon Web Services, Inc. omfattas av EU–US Data Privacy Framework. |
| Microsoft Azure, inklusive Azure OpenAI: Microsoft-koncernen, med moderbolaget Microsoft Corporation (USA). | Caires Azure-baserade AI-funktioner, exempelvis Ask Caire, taligenkänning och granskning av dokumentation eller vårdplan, endast när en behörig användare startar funktionen. Används inte för den vanliga förhandsgranskningen av Excel-rapporter. | Beroende på funktion: användarinmatning, ljud och den begränsade organisations-, planerings- eller omsorgskontext som krävs för funktionen. | Sverige: Azure-regionen Sweden Central. Caire använder ingen Azure-resurs utanför Sweden Central. | Behandlingen sker i EU/EES. Microsofts dataskyddstillägg för produkter och tjänster gäller, och Microsoft Corporation omfattas av EU–US Data Privacy Framework. |
| Timefold: Timefold BV (Belgien). | Optimering av rutter och scheman. | Endast pseudonymiserade besöks- och personalidentifierare samt de uppgifter som är nödvändiga för den avtalade optimeringen, såsom platsuppgift (adress eller koordinat), tidfönster, besökslängd, tillgänglighet och kompetens. Kunders, brukares och medarbetares namn skickas inte till Timefold. | EU/EES. Enligt Timefolds villkor lagras uppgifterna inom EES, och behandling utanför EES kräver Leverantörens skriftliga godkännande. | Ingen överföring utanför EU/EES. |
| Clerk: Clerk, Inc. (USA). | Inloggning, organisationer och roller samt inbjudningar till Caires mobilapp, som Clerk skickar per e-post. | Namn, e-postadress, inloggningsuppgifter och sessioner samt organisation och roll. En inbjudan till mobilappen innehåller också en referens till den inbjudnas post i Caire och, för en anhörig, en referens till den kund (brukare) som inbjudan gäller. | USA och andra länder där Clerk eller dess underbiträden har anläggningar, främst i Google Clouds och Cloudflares datacenter. | EU-kommissionens standardavtalsklausuler (modul 2 och 3) i Clerks personuppgiftsbiträdesavtal och EU–US Data Privacy Framework. |
| Stripe: Stripe Payments Europe, Limited (Irland). | Abonnemang, betalning och fakturering för Kundens organisation. | Endast organisationens faktureringsuppgifter: namn, fakturaadress, momsregistreringsnummer, e-postadress och betalningsuppgifter. Uppgifter om brukare och medarbetare skickas inte till Stripe. Stripe är dessutom självständigt personuppgiftsansvarig för betalningsuppgifterna. | Irland, USA och andra länder där Stripe och dess underbiträden verkar. Stripe erbjuder inte lagring enbart inom EU. | EU-kommissionens standardavtalsklausuler enligt Stripes tillägg om dataöverföringar och EU–US Data Privacy Framework (Stripe, LLC). |
| Resend: Plus Five Five, Inc. (USA). | E-post från Caire, till exempel inbjudningar, välkomstmejl och besked när en analys är klar, samt aviseringar till Leverantören om nya användare. | E-postadress, namn och meddelandets innehåll, som kan innehålla organisationens namn. Omsorgsdokumentation skickas inte till Resend. | USA. Resend lagrar kontouppgifter, metadata och loggar i USA. Mejlen skickas från den region som har valts för Caires avsändardomän. | EU-kommissionens standardavtalsklausuler (modul 2) i Resends personuppgiftsbiträdesavtal och EU–US Data Privacy Framework. |
| Expo: 650 Industries, Inc. (USA). | Pushmeddelanden till Caires mobilapp. Expo lämnar meddelandet vidare till Apple eller Google för leverans till enheten. | Enhetstoken, meddelandets rubrik och text samt tekniska id:n, exempelvis för ett besök. Rubrik och text innehåller inte namn, adresser eller omsorgsuppgifter. En inbjudan till ett öppet pass innehåller inga kunduppgifter. | USA. Expos underbiträden, bland annat AWS, Google, Apple och Cloudflare, finns i USA. | EU–US Data Privacy Framework (650 Industries, Inc. är certifierat). |
| Sentry: Functional Software, Inc. (USA). | Fel- och prestandaövervakning av webbappen och servern. Mobilappen använder inte Sentry. | Felhändelser som är utformade för att inte innehålla personuppgifter: feltyp, var i koden felet uppstod, tekniska etiketter som en pseudonym organisationsnyckel, sida och felkod samt tidsmätningar. | EU: Frankfurt (Tyskland) för felhändelserna. Sentrys kontouppgifter, som Leverantörens användarkonton och inställningar, lagras i USA. | EU-kommissionens standardavtalsklausuler (modul 2 och 3) i Sentrys personuppgiftsbiträdesavtal och EU–US Data Privacy Framework. |
| Mapbox: Mapbox, Inc. (USA). | Kartor i planerarens webbläsare: kartvisning, kartbilder av en adress och ruttsträckor mellan besök samt automatisk adressuppslagning när Caires privata adressindex inte ger en exakt träff. | Planerarens IP-adress och webbläsaruppgifter vid kartanrop, koordinater för en adress som visas som kartbild och koordinater för ruttsträckor mellan besök. Vid automatisk adressuppslagning skickas endast gata, husnummer, postnummer och ort från Caires server. Namn, personnummer, kundidentifierare, vårduppgifter och besökstider skickas inte med adressuppslagningen. Resultat får sparas i Caire enligt Mapbox Permanent Geocoding-villkor. | USA. Mapbox lagrar och levererar data från en primär region i USA och mellanlagrar data i andra regioner. | EU-kommissionens standardavtalsklausuler (2021) i Mapbox personuppgiftsbiträdesavtal och EU–US Data Privacy Framework. |
Tjänster som inte behandlar Kundens personuppgifter. OpenAI används för fritextfrågor i assistenten på den publika webbplatsen caire.se, utan inloggning. Det är en separat behandling för vilken EirTech AB ansvarar och som beskrivs i integritetspolicyn. Organisationsdata från Caires skyddade import- och planeringsflöden skickas inte till denna assistent. Besökare ska inte lämna personuppgifter, adresser eller omsorgsdokumentation i chatten. OpenAI är inte underbiträde för organisationens behandling enligt detta avtal.
Sms. Caire har inbyggt stöd för sms via Twilio, men funktionen är inte ansluten. En sms-leverantör läggs till i denna bilaga innan den används.