Daglig Schemaläggning i Realtid
Caire synkar nattliga dataflöden, jämför manuella och AI-genererade scheman och optimerar på sekunder när något händer i fält. Resultatet är mindre restid, mer servicetid och trygga team.
Daglig schemaläggning – Realtidsoptimering
Översikt: Daglig schemaläggning inkluderar en nattlig körning som importerar scheman från externa verksamhetssystem* (*Carefox, eCare Welfare m.fl.), expanderar publicerade slingor till dagens baslinje och optimerar runt dem med AI. Slinga-baserade besök behandlas som låsta, medan rörliga eller otilldelade besök förblir olåsta och kan flyttas inom sina buffertar. Systemet möjliggör realtidsjämförelse mellan oplanerade, manuellt planerade, AI-optimerade och verkliga scheman från tid- och insatsuppföljningsverktyg (t.ex. Phoniro). Uppnå upp till 20 % restidsminskning och 75–80 % personalutnyttjande genom scenariobaserad optimering samtidigt som sjukfrånvaro och avbokningar hanteras sömlöst.
📋 Innehållsförteckning
- Sammanfattning & Integrationsmognad
- Integrationsmognadsmodell
- Schematyper & Scenarier
- Balans mellan utbud & efterfrågan
- Validering av begränsningar
- Komplett arbetsflöde i fem faser
- Persona-resor
- Övervakning av effektivitetsnivå
- Finansiell prognostisering för ledning
- Resurs- & scenariohantering
- Nyckelfördelar & Nyckeltal
🎨 Interaktiva UX-mockups
→ Klicka här för att se det interaktiva schemaläggningsgränssnittet i praktiken
Fyra interaktiva mockups visar hur Caires schemaläggningsgränssnitt fungerar för professionell, datarik schemaläggning med AI-optimering och realtidsvalidering.
📸 Visuella skärmdumpar
Caires schemaläggningsvyer kombinerar den professionella kalendern, metrics-paneler och ruttnavigering. Alla skärmdumpar visar anonymiserad data från produktionssystemet.
Metrics-panel för utförd Phoniro-data
Resultatpanel för AI-optimerade scheman
Kartvy för personalens dagsrutter
Statusvy under pågående optimering
Sammanfattning
Caires schemaläggningssystem förenar förplanering och daglig optimering i en sammanhållen lösning. Systemet hanterar ALLA besök – både återkommande rörliga besök (optimeras långsiktigt) och dagliga fasta besök (justeras inom små buffertar). Genom att kombinera båda arbetsflödena uppnår organisationer över 50 % tidsbesparingar i schemaläggningsarbetet, upp till 20 % restidsminskning och 75-80 %+ personalutnyttjande genom intelligent scenariobaserad optimering.
Integrationsmognad: Caire utvecklas från proof-of-value (jämförelse AI vs manuell planering) till fullständig sluten integration där all schemaläggning går via Caires AI-motor. I nuläget bevisar vi att AI levererar bättre resultat. I framtidsläget blir AI produktionssystemet för schemaläggning med scenariobaserade strategier (Konservativ, Balanserad, Aggressiv) för olika driftssituationer.
Allt sker automatiskt genom nattlig synkronisering med befintliga externa verksamhetssystem (Carefox, eCare Welfare m.fl.), utan manuell datainmatning och med mätbara förbättringar i effektivitet, personalnöjdhet och finansiell prestation.
Integrationsmognadsmodell
Caires integration utvecklas i två tydliga faser:
Fas 1: Nuläge (Bevis på värde)
Syfte: Bevisa att AI-schemaläggning ger mätbara förbättringar jämfört med manuell planering
Arkitektur:
- Oplanerade schemat: Importerat från externt system, otilldelade besök
- Manuellt planerat: Samordnares (eller motsvarande roll) schemaläggning i externt system (separat baslinje)
- AI-optimerat: Caires AI-schemaläggningsmotor
- Utfallet: Loggar från tid och insatsuppföljningverktyg (Exempelvis, Phoniro) från fältet
Nyckeljämförelse: AI-optimerat vs manuellt planerat visar konkreta förbättringar:
- Restidsminskning (typiskt 5–20 %)
- Högre personalutnyttjande (75–80 %+ vs <75 % baslinje)
- Förbättrad kontinuitet i omsorgen
- Jämnare arbetsbelastning
Affärsvärde: Bygg förtroende för AI genom jämförelser sida vid sida, visa ROI för intressenter och motivera övergången till full integration
Fas 2: Framtidsläge (Full integration – sluten loop)
Syfte: All schemaläggning körs i produktion via Caires AI-motor
Sluten-loop-arkitektur:
Oplanerad import] --> B[Caire
AI-optimering] B --> C[Export till
externt system] C --> D[Re-import som
planerat schema] D --> E[Fältutförande] E --> F[Phoniro
Utfallet] F --> G[Plan vs utfall
Analys] G -.->|Kontinuerlig
förbättring| B style B fill:#2563EB,color:#fff style G fill:#8B5CF6,color:#fff
Nyckelevolution:
- Manuellt schema BLIR AI-optimerat: Samma schema exporteras och re-importeras
- Jämförelsen flyttas: Från ”AI vs manuell” till ”Scenariojämförelse”
- Scenarier som jämförs: Konservativ vs balanserad vs aggressiv optimeringsstrategi
- All schemaläggning blir AI-driven: Människans roll går från manuell planering till scenariourval och godkännande
Affärsvärde: Eliminera manuell schemaläggning helt, optimera kontinuerligt, skala utan administrativ börda och fatta datadrivna scenariobeslut för olika driftsituationer
Sammanfattning av integrationsutvecklingen
| Aspekt | Fas 1 (Nuläge) | Fas 2 (Framtid) |
|---|---|---|
| Manuell planering | Separat baslinje i externt system | Eliminerad – allt via Caire |
| Jämförelsefokus | AI vs manuell (proof-of-value) | Scenario vs scenario (optimeringsstrategi) |
| Export | Manuell inmatning i externt system | Automatisk API-export (sluten loop) |
| Koordinatorns roll | Granska AI vs manuell, godkänn bästa | Välj scenario, godkänn och följ upp utfallet |
| Värdeerbjudande | Bevisa att AI fungerar bättre | Optimera kontinuerligt i stor skala |
🎨 Interaktiva UX Mockups
Det förenade systemet
Ett system – två kompletterande arbetsflöden
Caire hanterar schemaläggning som ETT förenat system där:
- Förplanering optimerar återkommande besöksmönster långsiktigt (veckor/månader)
- Daglig optimering styr dagens schema inom överenskomna parametrar
- Rörliga besök "Kombineras/införlivas med fasta besök i samma optimering"
- Nattlig synkronisering håller allting uppdaterat automatiskt
Systemöversikt
Nya insatser] --> B[Rörliga besök
Flexibla tidsfönster] B --> C[AI-optimering
Hittar bästa mönster] C --> D[Kundgodkännande] D --> E[Fasta tider] end subgraph Daily[DAGLIG DRIFT – Kortsiktig optimering] F[Importera schema
verksamhetssystem] --> G[Fasta + rörliga besök] G --> H[AI-optimering
inom godkända buffertar] H --> I[Optimerat dagsschema] end E --> G style PrePlanning fill:#E9D5FF,color:#000 style Daily fill:#D1FAE5,color:#000
De fyra schematyperna och scenarierna
Att förstå Caires schematyper är avgörande för att utnyttja plattformens jämförelse- och optimeringsförmåga.
Schematyp 1: Oplanerad
Vad det är: Importerade besök från det externa verksamhetssystemet som behöver tilldelas personal
Källa: Nattlig import från verksamhetssystemet via API
Syfte: Startpunkt för både AI-optimering och jämförelse mot manuell planering
Exempeldata:
- Typisk omfattning: 300-500 dagliga besök
- Status: Alla besök otilldelade, väntar på optimering
- Innehåll: Besökskrav, tidsfönster, kompetensbehov, kundadresser
Vem använder detta: Schemaläggare/samordnare (eller motsvarande roll) för att förhands-tilldela kritiska besök innan AI-optimeringen körs (t.ex. manuellt lägga delegationkrävande besök på behörig personal)
Schematyp 2: Manuellt planerad
Vad det är: Schemaläggare/samordnare (eller motsvarande roll) schemaläggningsbeslut i det externa verksamhetssystemet
Nuläge (fas 1): Separat baslinje som skapas av manuell planering i verksamhetssystemet
Framtidsläge (fas 2): Caires AI-optimerade schema exporteras och re-importeras (sluten loop)
Syftesutveckling:
- Fas 1: Baslinje för att bevisa att AI ger bättre resultat än manuell planering
- Fas 2: Produktionsschemat från Caire – jämförelsen flyttas till scenariostrategier
Exempeldata (fas 1):
- Samma 300-500 dagliga besök som i oplanerat schema
- Status: Majoriteten tilldelade, några otilldelade
- Manuella tilldelningar av koordinatorer i verksamhetssystemet
- Fungerar som baslinje för AI-jämförelse
Övergångsnotis: "När export-API-integrationen är klar representerar denna schematyp Caires optimerade schema som exporteras till verksamhetssystemet och re-importeras för utförande. Jämförelsen flyttas från AI vs manuell till att jämföra olika AI-scenarier (konservativ, balanserad, aggressiv)."
Schematyp 3: AI-optimerad
Vad det är: Caires AI-schemaläggningsmotors optimeringsresultat
Källa: AI-schemaläggningsmotorn bearbetar oplanerade besök med konfigurerade begränsningar och scenarier
Syfte: Visa högre effektivitet genom intelligent ruttoptimering, balanserad arbetsbelastning och maximal kontinuitet
Exempel på förbättringar (AI vs manuell):
- Samma 300-500 dagliga besök, majoriteten tilldelade
- Restid: Minskar med 5–20 % (intelligent ruttoptimering)
- Personalutnyttjande: Ökar med 3–5 % (jämnare arbetsbelastning)
- Kontinuitet: Förbättras med 5–10 % (oförändrade vårdgivartilldelningar)
- Arbetsbelastningsbalans: Jämnare fördelning över personalen (reducerad stress)
Scenariointegration:
AI-optimerade scheman kan köras med olika scenarier:
- Konservativt: Minimera störningar, behåll befintliga mönster (70 % kontinuitetsfokus)
- Balanserat: Optimera effektivitet samtidigt som rimlig kontinuitet behålls (50/50)
- Aggressivt: Maximal effektivitet, minimerad restid (80 % effektivitetsfokus)
Vem använder detta: Schemaläggare/samordnare (eller motsvarande roll) granskar och godkänner, chefer analyserar ROI, ledning bedömer affärspåverkan
Schematyp 4: Utfallet
Vad det är: Verkligheten – vad som faktiskt hände ute i fält
Källa: Loggar från tid och insatsuppföljningverktyg (Exempelvis, Phoniro check-in/check-out-loggar eller motsvarande tidrapporteringssystem)
Syfte: Jämföra plan vs utfall, förstå avvikelser och förbättra framtida planering
Exempeldata (plan vs utfall):
- Planerat: 300-500 besök schemalagda
- Utfört: ~85-95% av planerade besök genomförda
- Avbokade: ~5-15% av besök utfördes inte
- Extra: ~10-15% fler besök lades till i fält (INGA i ursprunglig INPUT)
- Totalt loggat: 300-500 besök redovisade
Affärsvärde: Tid och insatsuppföljningverktyg (Exempelvis, Phoniro) är kommunens faktureringsunderlag – faktisk tidsåtgång styr intäkterna. Genom att förstå avvikelser förbättras planeringsprecision och operativa mönster blir synliga.
Vem använder detta: Chefer för prestationsanalys, ledning för finansiell avstämning, schemaläggare/samordnare (eller motsvarande roll) för insikter till kontinuerlig förbättring
Scenariobaserade optimeringsstrategier
Översikt över scenarier
Caire erbjuder tre standardscenarier för optimering. Kontinuitet mäts som antal unika vårdgivare per kund över 14 dagar (Stockholms mål: max 10, nationellt genomsnitt: 15-16):
- Konservativt: Prioriterar kontinuitet – strävar efter 6-8 unika vårdgivare per kund över 14 dagar. Minimala störningar, bekanta ansikten.
- Balanserat: Optimal balans mellan kontinuitet och effektivitet – strävar efter 8-10 unika vårdgivare per kund över 14 dagar. Rekommenderas som standard.
- Aggressivt: Prioriterar effektivitet – kan acceptera upp till 12-14 unika vårdgivare per kund över 14 dagar om nödvändigt för att täcka frånvaro eller minska restid.
Skapa egna scenarier
Organisationer kan skapa anpassade scenarier med egna vikter för kontinuitet och effektivitet. Använd för säsongsvariationer, geografiska områden eller tillfälliga situationer.
Kundundantag
Vissa kunder kan kräva undantag från scenariot:
- Fast utförare: Kund måste alltid träffa specifik personal (t.ex. demens, komplexa medicinska behov)
- Minimikontinuitet: Kund kräver högre kontinuitet än scenariots standard (t.ex. palliativ vård)
- Stramt tidsfönster: Kund med snävare tidsfönster än standard (t.ex. medicintiming)
Undantag används sparsamt (5-10% av kunderna) och dokumenteras med medicinsk/säkerhetsmässig motivering.
Ombalansering av utbud och efterfrågan
All schemaläggning handlar i grunden om att matcha utbud (tillgänglig personal) med efterfrågan (planerade besök).
Caires scenariobaserade optimering ger smarta verktyg för att hantera obalanser i realtid.
Förstå utbud och efterfrågan
Utbud: Tillgänglig personalkapacitet baserat på antal medarbetare, kompetens, skiftlängd och tillgänglighet. Kan justeras genom timvikarier, övertid eller förflyttning mellan områden.
Efterfrågan: Planerade besök kategoriseras som fasta (måltider, medicin), flyttbara (städning, handla) eller variabla (akuta behov, avbokningar). Prioriteras som obligatorisk, viktig eller valfri.
Rebalansering och scenariostrategier
Situation 1: Underskott i utbud
Scenario: Fler besök behövs än kapaciteten tillåter. Orsaker kan vara sjukfrånvaro, akuta besök eller säsongstoppar.
Scenarioval:
- Konservativ: Skjut upp valfria besök till nästa dag. Ingen extra kostnad men kunder påverkas.
- Balanserad: Ta in timvikarier och skjut upp färre besök. Måttlig kostnad, mindre kundpåverkan.
- Aggressiv: Övertid + timvikarier för att planera alla besök. Högre kostnad men ingen kundpåverkan. Lönsamt om intäkten överstiger kostnaden.
Situation 2: Överskott i utbud (låg efterfrågan, överbemanning)
Scenario: Färre besök än tillgänglig kapacitet. Orsaker kan vara hög avbokningsdag, efter högtidsperiod, tillfällig överbemanning eller säsongsmässig lågperiod.
Viktig insikt: Kommunala avtal tilldelar fasta timmar per månad som nollställs vid månadsslut. Lågbelastade dagar är möjlighet att återta avbokade timmar genom att förlänga eller lägga till besök.
Scenarioval:
- Konservativ: Behåll all personal, använd tiden till längre besök för att återta avbokade timmar. Full personalkostnad men högre intäkt från återtag.
- Balanserad: Släpp deltidsresurser och återta avbokade timmar genom förlängda besök och extra besök. Balanserar kostnadsbesparing med intäkt.
- Aggressiv: Maximal återtagning av tilldelade timmar med proaktiv kontakt. Förläng besök, flytta flexibla besök från morgondagen och erbjud extra tjänster. Maximerar utnyttjande och intäkt.
Caire-dashboarden visar:
- Kapasitetsprognos som identifierar lågbelastade dagar i förväg
- Widget för tilldelade timmar: Kunder med outnyttjade/avbokade timmar (återtagsmöjlighet)
- Månadsslutsvarning för riskkunder
- Finansiell effekt av återtagna timmar
Situation 3: Efterfrågetopp (morgonrusning)
Scenario: Ojämn efterfrågefördelning under samma dag med överbelastning vid vissa tider och underutnyttjande vid andra.
Scenariostrategier:
- Konservativ: Behåll schema som det är, acceptera överbelastning vid topp och hantera stress manuellt.
- Balanserad: Flytta några flexibla besök från överbelastade till underutnyttjade tidsfönster för bättre fördelning.
- Aggressiv: Rebalansera hela perioden genom att flytta flera besök och jämna ut efterfrågekurvan över dagen.
Caire-dashboarden visar:
- Timmar-för-timme-visualisering av belastning
- Vilka besök som kan flyttas med påverkan på restid och kontinuitet
- Drag-and-drop för manuell rebalansering
Situation 4: Kompetensobalans
Scenario: Hög efterfrågan på specialistkompetens (t.ex. delegationsbehörighet) med begränsat utbud av kvalificerad personal.
Scenariostrategier:
- Konservativ: Klustra alla specialistbesök till behöriga personal och acceptera högre arbetsbörda för dem. Säkerställer efterlevnad.
- Balanserad: Klustra specialistbesök på morgonen, låt specialistpersonal ta ordinarie besök på eftermiddagen för balans. Överväg övertid för jämnare fördelning.
- Aggressiv: Maximera specialistpersonalens kapacitet och acceptera obalans för efterlevnad och effektivitet. Flagga behov av utbildning eller rekrytering.
Caire-insikter:
- Kompetensanalys och identifiering av obalanser
- Rekryterings- och utbildningsrekommendationer
- Finansiell effekt av kompetensobalans
Situation 5: Geografisk obalans
Scenario: Ojämn efterfrågan mellan tjänsteområden med vissa områden överbelastade och andra underutnyttjade.
Scenariostrategier:
- Konservativ: Behåll personal i sina områden och acceptera obalansen. Motivering: Personal känner sina områden och kunder.
- Balanserad: Flytta några medarbetare mellan områden för dagen, prioritera personal som bor mellan områden för minimal reskostnad.
- Aggressiv: Flytta flera medarbetare och optimera rutter över båda områdena som en gemensam zon. Acceptera mer personalresor för bättre balans.
Caire-verktyg:
- Värmekarta över efterfrågetäthet per område
- Personaloverlay och reseimpactkalkyl för geografiska flyttar
- Scenariokomparation: kostnad för obalans vs rebalansering
Beslutsmatris för utbud/efterfrågan
| Situation | Konservativ respons | Balanserad respons | Aggressiv respons |
|---|---|---|---|
| Underskott i utbud | Skjut upp valfria besök | Timvikarier + delvis uppskjutning | Övertid + timvikarier |
| Överskott i utbud | Behåll personal, lugn dag | Släpp deltidsresurser | Proaktivt erbjudande om extra besök |
| Tidstopp | Acceptera rusningstid | Flytta 2–3 flexibla besök | Rebalansera hela perioden |
| Kompetensbrist | Klustra till behöriga | Balansera med övertid | Maximera behörig kapacitet |
| Geografisk obalans | Behåll områdestilldelning | Flytta 2–3 medarbetare mellan områden | Optimera över gemensam zon |
Begränsningsvalidering
Begränsningar är regler som schemat måste följa. Caires AI validerar dem automatiskt och hindrar fel innan de uppstår.
Vad är begränsningar?
Begränsningar är regler som säkerställer:
- Kvalitet: Rätt utförare med rätt kompetens
- Säkerhet: Ingen överbelastning, tillräcklig restid
- Efterlevnad: Arbetsrätt, kundavtal, kommunala krav
- Effektivitet: Optimalt resursutnyttjande med bibehållna krav
Caire delar in begränsningar i två typer: Hårda (får aldrig brytas) och Mjuka (bör följas men kan åsidosättas med motivering).
Hårda begränsningar (måste följas)
Hård begränsning 1: Kompetensmatchning
Regel: Personal måste ha nödvändig kompetens/certifiering för besöket
Exempel: Medicinadministration kräver delegationsbehörighet. Personal utan behörighet kan inte tilldelas sådana besök.
Andra kompetensexempel:
- Språkkrav (svenska, arabiska, engelska för kommunikation)
- Specialutbildning (demensomsorg, diabeteshantering)
- Fysisk förmåga (lyfthjälp kräver utbildning)
- Könskrav (t.ex. duschhjälp)
Affärseffekt: Förhindrar regelbrott, säkerställer kvalitativ omsorg, skyddar mot juridiskt ansvar
Hård begränsning 2: Ingen dubbelbokning
Regel: Ingen medarbetare kan vara på två platser samtidigt
Exempel: En medarbetare kan inte tilldelas två besök som överlappar i tid. Systemet förhindrar dubbelbokning automatiskt.
Varför detta är viktigt: Physical impossibility - prevents double-booking and ensures realistic schedules
Mjuka begränsningar (bör följas)
Mjuk begränsning 1: Tidsfönsterpreferenser
Regel: Besök bör ske inom önskat tidsfönster, men kan flyttas vid behov
När åsidosätta: Personalbrist, kund godkänner tillfällig ändring, inom buffert
Mjuk begränsning 2: Kontinuitet
Regel: Samma utförare bör besöka samma kund regelbundet (bygger relation)
Mjuk begränsning 3: Kundpreferenser
Regel: Respektera kundpreferenser när det är möjligt (kön, språk, specifika utförare)
Begränsningshierarki och prioritet
| Priority | Typ av begränsning | Exempel | Kan åsidosättas? |
|---|---|---|---|
| 1 (Highest) | Juridik/Säkerhet | Kompetens, överlapp, max timmar | ❌ Aldrig |
| 2 | Fysisk verklighet | Restid, geografiskt avstånd | ⚠️ Sällan (med motivering) |
| 3 | Kvalitet/Effektivitet | Kontinuitet, arbetsbelastning | ✓ Ja (beror på scenario) |
| 4 (Lowest) | Preferenser | Tidsfönster, val av utförare | ✓ Ja (med kundkommunikation) |
Scenariernas påverkan på prioriteringar:
- Konservativt: Respekterar mjuka begränsningar strikt (åsidosätter sällan preferenser)
- Balanserat: Vägleder mellan hårda begränsningar och effektivitet (åsidosätter preferenser när effektivitet motiverar)
- Aggressivt: Upprätthåller endast hårda begränsningar (åsidosätter mjuka för maximal effektivitet)
Alla scenarier respekterar alltid hårda begränsningar – säkerhet och laglighet kompromissas aldrig.
Arbetsflöde 1: Förplanering av återkommande besök
Syfte: Optimera återkommande besök innan de hamnar i det dagliga systemet
Process:
- Ta emot kommunbeslut: Ladda upp PDF eller mata in manuellt
- Definiera besöksmönster: Tjänsttyp, längd, frekvens, tidsfönster
- AI-optimering: Hitta optimala tider för alla återkommande besök
- Kundmöte: Presentera förslagstider och samla in feedback
- Slutför schema: Godkänn och exportera till driftssystemet
Nyckelbegrepp:
- Tidsfönster: Breda intervall (t.ex. "Morgon 07:00–10:00") för flexibel optimering
- Flyttbara besök: Besök som kan placeras flexibelt inom tidsfönstret
- AI-förslag: Systemet hittar bästa fasta tider utifrån personal, kompetens och rutter
Förplaneringens fördelar
Tidsbesparing:
- Från 4–8 timmars manuellt arbete → 1–2 timmar med AI-stöd
- Över 50 % minskning av administrativ schemaläggning
- 70–80 % av kunderna godkänner första förslaget
Kvalitetsförbättringar:
- 75–80 %+ personalutnyttjande (upp från <75 %)< /li>
- Upp till 20 % kortare restid
- Förbättrad kontinuitet i omsorgsrelationer
- Jämnare arbetsbelastning
Komplett dagligt arbetsflöde i fem faser
Caires dagliga schemaläggning sker i fem tydliga faser – från nattlig automation till analys vid dagens slut.
Varje fas är utformad för att minimera manuellt arbete och samtidigt maximera schemakvalitet och operativ flexibilitet.
Fas 1: Nattlig automation
Vad händer: Systemet importerar automatiskt besök och personaldata från externa schemasystem, identifierar förändringar och sammanfogar data utan att överskriva manuella ändringar.
Steg:
- Import: Besöksdata, personaldata och uppdateringar för 60-dagarsfönster
- Förändringsdetektion: Identifierar nya besök, avbokningar, tidsändringar och personaländringar
- Sammanslagning: Bevara manuella ändringar, tillämpa säkra uppdateringar, flagga konflikter
Fas 2: AI-optimering
Vad händer: AI-motorn optimerar schemat enligt tre scenarier (konservativt, balanserat, aggressivt) med olika vikter för kontinuitet och effektivitet.
Process: Tilldelar obligatoriska besök först, klustrar delegationsbesök, optimerar rutter, balanserar arbetsbörda och maximerar kontinuitet enligt scenario. Genererar nyckeltal för varje scenario.
Fas 3: Morgongenomgång och godkännande
Vad händer: Koordinatorn granskar nattens optimeringsresultat, jämför scenarier, hanterar otilldelade besök och godkänner schemat för genomförande.
Steg:
- Välj scenario: Bedöm situationen och välj mellan konservativt, balanserat eller aggressivt
- Granska resultat: Kontrollera tilldelade besök och identifiera otilldelade som kräver åtgärd
- Jämför: Se förbättringar mot manuell planering eller jämför scenarier
- Hantera otilldelade: Kontakta bemanning, skjut upp besök eller åsidosätt med försiktighet
- Godkänn: Slutför godkännande och skicka till fältpersonal
Fas 4: Realtidsjusteringar
Vad händer: Hantera oväntade händelser som sjukfrånvaro eller akuta behov under dagen. Systemet omoptimerar automatiskt och fördelar om berörda besök till tillgänglig personal.
Process: Koordinatorn markerar händelsen, AI-motorn omfördelar besök, koordinatorn granskar och godkänner ändringarna. Systemet skickar uppdateringar till fältpersonal automatiskt.
Fas 5: Analys efter dagen
Vad händer: Systemet importerar faktiskt utförande från tid och insatsuppföljningverktyg, jämför med planerat schema och genererar insikter för kontinuerlig förbättring.
Analys: Genomförandegrad, avbokningsorsaker, mönsteridentifiering och optimeringsrekommendationer. Systemet identifierar riskkunder, veckodagsmönster och geografiska trender automatiskt.
Övervakning av effektivitetshälsa
"Som batterihälsa för scheman"
Precis som ett batteri tappar kapacitet från 100 % till 95 % och 90 % försämras schemans effektivitet när organisationer förändras. Caire övervakar denna nedgång och triggar omplanering när det behövs.
Nedbrytningskonceptet
Varför scheman försämras över tid:
- Nya kunder: Fylls in i befintliga luckor utan helhetsoptimering
- Personalomsättning: Nya medarbetare kräver omoptimerade rutter
- Preferensglidning: Tillfälliga lösningar blir permanenta utan uppföljning
- Föråldrade mönster: Flyttbara besök omplaneras inte på 12+ månader
Hälsopoäng och trösklar
Caire beräknar en hälsopoäng baserat på restidseffektivitet, personalutnyttjande, kontinuitet och tilldelningsgrad. Systemet visar status i fyra zoner:
- Grön (95–100%): Optimalt schema, inga åtgärder behövs
- Gul (90–94%): Acceptabelt men kan förbättras
- Orange (85–89%): Suboptimalt, omplanering rekommenderas
- Röd (<85%):< /strong> Kritisk, omedelbar omplanering krävs
Finansiell prognos för ledningen
Caire omvandlar schemadeffektivitet till beslutsunderlag för strategiska finansiella beslut.
Från effektivitet till bemanningsbeslut
Sambandet: Effektivitetshälsa + efterfrågeprognos → Bemanningsrekommendation → Finansiell effekt
Health 93%] --> B[Demand
Forecast] B --> C[Kapacitets-
analys] C --> D[Bemannings-
rekommendation] D --> E[Finansiellt
Impact] E --> F[Lednings-
beslut] style A fill:#FCD34D,color:#000 style E fill:#2563EB,color:#fff style F fill:#8B5CF6,color:#fff
Metod för efterfrågeprognos
Tre datakällor kombineras:
- Känd pipeline: Kommunbeslut, bekräftade kunder och pågående önskemål
- Historiska tillväxttrender: Genomsnittlig tillväxt, säsongsmönster och trender
- Marknadsinformation: Kommunbudget, demografiska trender och konkurrenssituation
Systemet kombinerar dessa källor till konservativa, balanserade och aggressiva prognoser för framtida efterfrågan.
Ramverk för kapacitetsanalys
Systemet beräknar nuvarande kapacitet baserat på antal medarbetare, arbetstid och genomsnittlig besökstid. Kapaciteten jämförs med prognostiserad efterfrågan för att identifiera behov av rekrytering eller effektivisering.
Buffertnivåer: Tajt buffert (5–10%) ger högt utnyttjande men medel risk. Standard buffert (10–20%) är rekommenderat för normal drift. Bekväm buffert (20–25%) ger låg risk men lägre utnyttjande.
Algoritm för bemanningsrekommendation
Systemet genererar automatiskt bemanningsrekommendationer baserat på prognostiserat utnyttjande:
- Utnyttjande > 90%: Rekommenderar anställning av extra personal
- Utnyttjande 85–90%: Överväg rekrytering eller effektivisering
- Utnyttjande < 70%: Överväg minskning av tim/deltid
- Utnyttjande 70–85%: Behåll nuvarande bemanning
Systemet visar alternativ med finansiell påverkan och rekommenderar det mest balanserade alternativet.
ROI-beräkning för omplanering
När omplanera vs när rekrytera:
Omplanering: Lämplig när effektivitetshälsan har sjunkit men kapaciteten är tillräcklig. Ger snabb payback genom minskad restid och förbättrad effektivitet.
Rekrytering: Nödvändig när efterfrågan ökar och kapaciteten inte räcker, även efter effektivisering. Kombinerad lösning (rekrytering + omplanering) ger bäst resultat.
Ledningspanel
Ledningspanelen visar prognostiserad efterfrågan, nuvarande kapacitet och rekommenderade bemanningsändringar för kommande 30, 60 och 90 dagar. Systemet visar finansiell påverkan och möjliggör godkännande av rekryteringsplaner direkt från dashboarden.
Integration mellan resurser och scenariostyrning
Scenarier lever inte isolerat – de använder och optimerar dina resurspooler (personal och kunder) utifrån verkliga begränsningar och prioriteringar.
Så matar resurser scenarier
Personalresurser → scenariobegränsningar
Kompetensinventering:
- Delegationscertifiering (hård begränsning – alla scenarier följer)
- Språkförmåga (mjuk begränsning – viktas per scenario)
- Specialutbildning (demens, diabetes m.m.)
- Fysisk kapacitet (lyftcertifiering)
Tillgänglighetspooler:
- Heltid: Primär resurs (alla scenarier prioriterar FTE)
- Deltid: Flexresurs (konservativt behåller, aggressivt minskar)
- Tim/extra: Resurs vid behov (konservativt undviker, aggressivt utnyttjar)
- Övertidskapacitet: Premiumresurs (endast aggressivt använder proaktivt)
Kontorsbaserad ruttplanering:
- Alla rutter startar/slutar vid kontoret (fast begränsning)
- Första besöket: resa från kontor till kund
- Sista besöket: resa från kund tillbaka till kontor
- Scenarier optimerar mellanturer olika (aggressivt minimerar sträcka, konservativt behåller mönster)
Kostnadsstruktur:
- Ordinarie timlön
- Övertidslön (ofta 1,5×)
- Scenarier använder kostnadsdata för att beräkna finansiell effekt
Kundresurser → scenarioprioriteringar
Prioritetsnivåer för besök:
- Obligatoriskt: Planeras alltid (alla scenarier prioriterar)
- Viktigt: Planeras om kapacitet finns (konservativt=alltid, balanserat=oftast, aggressivt=om effektivt)
- Valfritt: Fyller resterande kapacitet (konservativt=behåller kontinuitet, aggressivt=skjuter upp vid brist)
Flexibilitetsbuffertar:
- ±0 min: Tidskritiskt (medicin exakt tid) – inga scenarier flyttar
- ±15 min: Standardflex (de flesta besök) – balanserat delvis, aggressivt fullt
- ±30 min: Hög flex (städning, promenader) – aggressivt optimerar fullt
Kundpreferenser:
- Kontinuitet (samma utförare) – konservativt 100 %, balanserat 50 %, aggressivt 20 %
- Könspreferenser (duschhjälp) – alla scenarier respekterar om möjligt
- Språkpreferenser – konservativt matchar alltid, aggressivt kan åsidosätta
Begränsningar för tidsfönster:
- Hårda fönster (frukost 07:00–10:00) – alla scenarier respekterar
- Mjuka fönster (flexibla) – scenarier använder olika (konservativt smalt, aggressivt brett)
Scenario Library & Management
Förkonfigurerade scenarier (standard):
| Namn | Konfiguration | När det används |
|---|---|---|
| Konservativt | 70 % kontinuitet, 30 % effektivitet | Stabila perioder, återhämtning efter störning |
| Balanserat | 50 % kontinuitet, 50 % effektivitet | Standarddrift (default) |
| Aggressivt | 20 % kontinuitet, 80 % effektivitet | Personalbrist, kostnadsfokus |
Skapa egna scenarier (avancerat):
- Kontinuitetsfokus: 90 % kontinuitet, 10 % effektivitet (maximalt relationsfokus)
- Minimerad restid: 10 % kontinuitet, 90 % effektivitet (minsta möjliga restid)
- Geografisk optimering: Optimera per område, korsa vid behov
- Kompetensklustring: Klustra delegationsbesök först, sedan övriga
Uppföljning av scenarioprestanda:
- Historik: vilka scenarier nådde förväntade nyckeltal
- Träffsäkerhet: prognos vs utfall
- Favoritscenarier: vilka koordinatorer/chefer väljer oftast
- Situationsmatchning: automatik ger scenarioutkast utifrån läget
Scenariotyp beroende på utbuds-/efterfrågesituation
Caire känner igen mönster och föreslår scenariostrategier:
Typ 1: Undermanned dag
Triggeridentifiering:
- Efterfrågan > 110 % av kapacitet
- Flera sjukanmälningar
- Akuta besök tillagda oväntat
Åtgärder för resurser:
- Aktivera timpool (Caire visar tillgängliga vikarier med kompetens)
- Erbjud övertid till personal (visar vilka som ligger under max)
- Identifiera valfria besök att skjuta upp (prioriterade)
Åtgärder för efterfrågan:
- Skjut upp valfria besök till nästa dag (automatisk kundnotis)
- Kombinera besök där möjligt (förslag till fältpersonal)
- Använd full flexibilitet (±30 min blir faktisk tidsram)
Typ 2: Överbemannad dag
Triggeridentifiering:
- Efterfrågan < 75 % av kapacitet
- Hög avbokningsnivå
- Lågperiod efter helg
Åtgärder för resurser:
- Släpp deltidsresurser (Caire visar vilka med minst påverkan)
- Minska timpass
- Behåll heltid (säkra teamet)
Åtgärder för efterfrågan:
- Proaktiv kundkontakt för att tidigarelägga flexbesök
- Lista över flyttbara besök som kan tidigareläggas
- Lyfter möjligheten till tillskott samma dag
Typ 3: Kompetensbrist
Triggeridentifiering:
- Delegationsbesök > 5 × antal delegationsmedarbetare
- Språkspecifika besök > tillgängliga språkkunniga
- Specialkompetens behövs mer än kapacitet
Åtgärder för resurser:
- Prioritera delegationsbehöriga för delegationsbesök
- Klustra delegationsbesök på morgonen (behöriga pigga)
- Långsiktigt: Flagga kompetensbrist för rekrytering/utbildning
Åtgärder för efterfrågan:
- Planera alla delegationsbesök optimalt (hård begränsning)
- Fyll kvalificerad personals resterande tid med allmänna besök
- Acceptera arbetsbelastning (behöriga jobbar 9–10 h, andra 6–7 h)
Typ 4: Geografisk obalans
Triggeridentifiering:
- Område A > 85 % utnyttjande OCH område B < 65 %
- Obalans > 20 procentenheter
- Bestående mönster i 3+ dagar
Åtgärder för resurser:
- Identifiera personal som bor mellan områden (minsta resepåverkan)
- Beräkna restid för omlokalisering
- Flytta 2–4 medarbetare från låg- till högbelastat område
Åtgärder för efterfrågan:
- Flytta gränsbesök till gemensam optimeringspool
- Optimera rutter över gemensamt område (ej separata)
- Balansera utan onödig korsresor
Integration med operativa system
Nattlig automation
Helt automatisk synkronisering (02:00):
- Import: Automatisk hämtning av nya/ändrade scheman
- Smart förändringsdetektion: Identifierar vad som ändrats sedan senaste körning
- Intelligent sammanslagning: Applicerar ändringar utan att skriva över
- Förkonfigurerade scenarier: Körs automatiskt
- Morgonresultat: Färska KPI:er och insikter redo
Tidsbesparing: Inget manuellt arbete – allt sker automatiskt över natten
Systemintegration
| System | Import | Optimering | Export |
|---|---|---|---|
| Moderna driftsystem | ✅ Automatisk nattlig import (API) | ✅ AI-optimering automatiskt | ⚠️ Manuell export (API på väg) |
| Äldre driftsystem | 🔜 API-integration planeras | ✅ Kan köras manuellt | ⚠️ Manuell export |
Personaresor – en dag i livet
Caire stödjer flera roller i hemtjänsten, alla med egna behov och arbetsflöden.
Dessa resor visar hur olika roller använder Caire under dagen.
Resa 1: Koordinator Maria – daglig optimering
Roll: Samordnare (koordinator)
Ansvar: Daglig schemastyrning, tilldelning, personalkoordination
Morgonflöde: Granskar nattens AI-optimering, jämför scenarier och väljer lämpligt scenario. Hanterar otilldelade besök genom bemanning eller uppskjutning. Vid sjukfrånvaro omoptimeras schemat automatiskt och koordinatorn godkänner fördelningen.
Eftermiddagsuppföljning: Övervakar genomförandegrad via live-dashboard, hanterar avbokningar och förbereder nästa dag.
Tidsbesparing: Caire reducerar schemaläggningstiden från timmar till minuter, vilket frigör tid för kundrelationer och kvalitetsarbete.
Resa 2: Chef Johan – veckovis KPI-granskning
Roll: Verksamhetschef
Ansvar: Teamresultat, kvalitetssäkring, förbättring
Veckoflöde: Granskar veckosammanfattning med operativa nyckeltal och trender. Analyserar scenarioprestanda för att förstå vilka strategier som fungerar bäst. Jämför AI-resultat mot manuell planering för att visa värde och ROI.
Tidsbesparing: Schemaanalyser reduceras från timmar till minuter per vecka, vilket möjliggör datadrivna beslut och tydlig kommunikation med teamet.
Resa 3: Ledning Anna – kvartalsvis finansiell planering
Roll: VD/CFO
Ansvar: Strategiska beslut, ekonomi, tillväxt
Kvartalsflöde: Granskar kvartalsprestanda och effektivitetshälsa. Analyserar 90-dagars efterfrågeprognos baserat på känd pipeline och historiska trender. Utför kapacitetsanalys för att identifiera bemanningsbehov.
Finansiell analys: Jämför alternativ för rekrytering med kostnader, intäkter och utnyttjande. Fattar datadrivna beslut om bemanning baserat på prognoser och riskbedömning.
Tidsbesparing: Ledningsreview reduceras från timmar till minuter per kvartal, vilket möjliggör proaktiva beslut och lägre affärsrisk.
Nyckelfördelar & Nyckeltal
Caire ger mätbara förbättringar inom drift, ekonomi och kvalitet.
Följ dessa KPI:er för att mäta förbättringar och förbättra kontinuerligt.
Nyckelfördelar
Tidsvinster
- Över 50 % minskning av manuellt schemaläggningsarbete
- Från timmar till minuter: Daglig planering automatiserad
- Nattlig automation: Scheman klara varje morgon utan manuellt jobb
Kvalitetsförbättringar
- 75–80 %+ personalutnyttjande: Upp från <75 %
- Upp till 20 % mindre restid: Smart ruttoptimering
- Förbättrad kontinuitet: Samma utförare till kunden
- Jämn arbetsbelastning: Rättvis fördelning
Affärsvärde
- +1–2 % högre marginal: Bättre resursutnyttjande
- Mindre personalomsättning: Lägre stress och bättre arbetsmiljö
- Högre kundnöjdhet: Förutsägbarhet och kontinuitet
- Skalbarhet: Hantera tillväxt utan mer administration
Operativa nyckeltal
Minskad restid
Definition: Totala restiden per vecka mellan kunder
Mål: 5–20 % minskning jämfört med manuellt
Varför viktigt:
- Mer kundtid (resa ej debiterbar)
- Mindre bränsle- och fordonskostnad
- Mindre trötthet (mindre körstress)
- Miljöfördel (färre km)
Personalutnyttjande
Definition: Andel av passet med direkt kundtid
Mål: 75–80 % (upp från <75 %)
Varför viktigt:
- Högre intäkter (mer debiterbar tid)
- Bättre trivsel (mer kundtid än körning)
- Kan ta fler kunder utan nyanställning
- Konkurrensfördel (effektiv leverans)
Kontinuitet i omsorg
Definition: Antal unika vårdgivare per kund över en 14-dagarsperiod
Mål: Max 10 vårdgivare per 14 dagar (lägre är bättre)
Benchmark: Stockholms stad har formaliserat målet om max 10 unika vårdgivare per 14 dagar för kunder med hög omsorgsintensitet. Detta är en branschstandard som stöds av Socialstyrelsen.
Scenarioeffekt:
- Konservativt: 6–8 vårdgivare per 14 dagar (högst kontinuitet)
- Balanserat: 8–10 vårdgivare per 14 dagar (bra balans)
- Aggressivt: 10–12 vårdgivare per 14 dagar (acceptabelt vid kapacitetsbrist)
Varför viktigt: Färre vårdgivare ger bättre kundrelationer, högre trygghet och förbättrad omsorgskvalitet.
Tilldelningsgrad
Definition: Andel besök tilldelade kvalificerad personal
Mål: 98 %+ (2 % otilldelade p.g.a. verkliga begränsningar)
Åtgärder för otilldelade:
- Bemanningsbyrå (kort sikt)
- Flytta till nästa dag (om ej kritiskt)
- Anställ/utbilda personal (lång sikt)
Effektivitetsindex
Definition: Sammansatt poäng som visar schemaslitage
Mål: 90 %+ (utmärkt/acceptabelt)
Övervakningsfrekvens:
- 95 %+: kontroll varje månad
- 90–94 %: kontroll varje vecka
- 85–89 %: daglig påminnelse
- <85 %: kritisk varning (blockerar åtgärder)
Finansiella nyckeltal
Kostnad per besök
Definition: Personalkostnad dividerat med antal utförda besök
Mål: Minska 5–8 % genom effektivitet
Högre personalutnyttjande ger fler besök per personalkostnad, vilket minskar kostnaden per besök och förbättrar marginalen.
Intäkt per heltidstjänst
Definition: Debiterbar intäkt per heltid
Mål: Öka 3–5 % via högre utnyttjande
Bättre personalutnyttjande ökar debiterbar tid per medarbetare, vilket höjer intäkten per heltidstjänst utan att öka personalkostnaden.
Marginalförbättring
Definition: Vinstmarginalökning via effektivitet
Mål: +1–2 % marginalökning
Högre intäkter från bättre utnyttjande med oförändrade personalkostnader ger direkt marginalförbättring.
Adoptionsmått
Koordinatorns tidsbesparing
Definition: Minskning av manuella schematimmar per dag
Mål: 50 %+ tidsminskning
Caire automatiserar schemaläggning, ruttoptimering och krishantering, vilket reducerar koordinatorns schemaläggningstid från timmar till minuter. Den frigjorda tiden kan användas för kundrelationer, kvalitetsförbättringar och teamutveckling.
Scenarioanvändning
Definition: Andel dagar koordinatorn aktivt väljer scenario (ej bara standard)
Mål: 80 %+ aktivt val (visar engagemang)
Idealbild:
- Medvetet val efter dagens situation
- Inte alltid Balanserat (visar engagemang)
- Scenario matchar läge (konservativt efter störning, aggressivt vid brist)
Scenarioaccuracy (träffsäkerhet)
Definition: Andel gånger AI:s prognos stämmer med utfallet
Mål: 90 %+ precision (inom ±5 %)
Varför viktigt: Hög träffsäkerhet bygger förtroende och möjliggör datadrivna beslut.
Kvalitetsmått
Kundnöjdhet (indirekt)
Definition: Kundfeedback kopplat till schemakvalitet
Mål: Bibehålla eller förbättra jämfört med manualt
Proxy-mått:
- Kontinuitet (antal vårdgivare per 14 dagar)
- Punktlighet
- Avbokningar samma dag (initierade av verksamheten)
- Klagomålsgrad (schemarelaterat)
Netto: AI-planering höjer kundnöjdhet via kontinuitet och pålitlighet
Personalnöjdhet
Definition: Fältpersonalens nöjdhet med sina scheman
Mål: Bibehålla eller förbättra jämfört med manualt
Proxy-mått:
- Arbetsbelastningsbalans
- Rättvis fördelning av restid
- Övertidsförfrågningar
- Klagomål på schemaändringar
KPI-sammanfattning
| Kategori | Mått | Baslinje | AI-optimerat | Förbättring | Årsverkan |
|---|---|---|---|---|---|
| Operationellt | Restid | Manuellt | 5–20 % minskning | Minskad restid | Finansiellt värde |
| Utnyttjande | <75 % | 75–80 % | Högre utnyttjande | Högre intäkt | |
| Kontinuitet | 12+ vårdgivare/14d | 8–10 vårdgivare/14d | Färre vårdgivare | Kvalitet ↑ | |
| Effektivitetsindex | Ej tillämpligt | 90 %+ | Nytt mått | Övervakning | |
| Finansiellt | Kostnad per besök | Manuellt | 5–8 % minskning | Lägre kostnad | Bättre marginal |
| Intäkt per heltidstjänst | Manuellt | 3–5 % ökning | Högre intäkt | Bättre utnyttjande | |
| Marginal | Manuellt | +1–2 % | Marginalförbättring | Högre vinst | |
| Adoption | Koordinatorns tid | Timmar/dag | 50 %+ minskning | Tidsbesparing | Frigjord tid |
| Scenarioaccuracy | Ej tillämpligt | 90 %+ | Nytt mått | Förtroende ↑ |
Caire ger mätbara förbättringar inom drift, ekonomi och kvalitet.