Förplanering av Återkommande Besök

🎯 Översikt: Förplanering gör det möjligt för hemtjänstorganisationer att optimera återkommande besök innan de kommer in i det dagliga schemasystemet. Caire ersätter manuell försök-och-misstag med AI-driven optimering, sparar över 50% tid vid ny kundintroduktion samtidigt som 75-80%+ servicetidseffektivitet och 80% godkännandegrad för första förslaget uppnås. När ett schema godkänns skrivs tiderna in i medarbetarnas slingor som låsta besök, medan nya eller mer flexibla besök startar som olåsta så att den dagliga optimeringen kan flytta dem inom överenskomna buffertar.

→ Klicka här för att se Caires gränssnittsdesign för denna funktion

Mockups visar hur alla steg i förplaneringsarbetsflödet ser ut. Alla 8 steg från detta dokument är visualiserade med navigerbar interface.

🤖 AI-Driven PDF Upload & OCR - Batch Processing

🎨 Se UX-mockup: PDF Upload

Kraftfull batch-uppladdning: Ladda upp 1 eller 300 kommunbeslut samtidigt - systemet hanterar alla automatiskt.

Auto-Magic Process:

1. Batch Upload PDF: Ladda upp en eller flera kommunbeslut direkt i Caire (stöd för batch-uppladdning av hundratals dokument)
2. AI OCR Extraction: Intelligent extraktion av alla beslut parallellt:
   • Kundinfo (namn, adress, personnummer)
   • Insatstyper (frukost, medicinering, dusch, städning, handla, etc.)
   • Varaktighet (längd i minuter)
   • Frekvenser (dagligen, veckovis, varannan vecka)
   • Kompetenskrav (delegation, språk, etc.)
3. Auto-Assign Time Windows: AI tilldelar automatiskt tidsfönster baserat på insatstyp:
   • Frukost → Morgon (07:00-10:00)
   • Lunch → Lunch (11:00-13:00)
   • Medicinering → Morgon/Kväll (beroende på typ)
   • Dusch → Morgon eller Eftermiddag
   • Städning → Flexibel (07:00-22:00) - veckovis/varannan-veckovis besök med störst optimeringspotential
   • Handla → Flexibel (07:00-22:00) - veckovis besök
   • Sociala aktiviteter → Flexibel - veckovis besök
4. Review & Approve: Schemaläggare/samordnare (eller motsvarande roll) granskar extraherad data och godkänner (eller justerar vid behov)

Tidsvinst: Från 30-60 minuter manuell inmatning per kund → 2-5 minuter granskning per kund. Vid batch-uppladdning av 100 beslut: från 50-100 timmar → 3-8 timmar totalt.

Ersätter manuell inmatning: PDF-uppladdning är nu primär metod. Manuell inmatning finns fortfarande tillgänglig för specialfall eller om PDF-kvalitet är dålig.

Steg 5: Kör AI-förplanering

🎨 Se UX-mockup: Steg 3-4

Schemaläggare/samordnare (eller motsvarande roll) klickar "Kör förplanering" i Caire.

Systemåtgärder:

1. Hämtar alla besök inom planeringsperiod (t.ex. nästa 30 dagar)
2. Hämtar alla personalscheman och kompetenser
3. Bygger omfattande optimeringsinput
4. Kör AI-optimering
5. Tar emot optimerat schema med föreslagna fasta tider

Varaktighet: 5-15 minuter för typisk organisation

Resultatexempel:

Anna Svensson - Frukost (40 min)
✓ Mån: 08:00-08:40 (Personal: Lisa K.)
✓ Tis: 08:30-09:10 (Personal: Maria S.)
✓ Ons: 08:10-08:50 (Personal: Lisa K.)
✓ Tor: 07:55-08:35 (Personal: Johan A.)
✓ Fre: 08:20-09:00 (Personal: Maria S.)
✓ Lör: 08:00-08:40 (Personal: Lisa K.)
✓ Sön: 08:00-08:40 (Personal: Helgpersonal)
Reseeffektivitet: 15% minskning av total restid
Personalutnyttjande: 78% (inom målintervall)
Alla obligatoriska besök: ✓ Schemalagda
Valfria besök: 95% schemalagda

Steg 10: Färdigställ i Caire

🎨 Se UX-mockup: Steg 7-8

När kunden godkänner:

1. Klicka "Färdigställ schema" i Caire
2. Systemet registrerar:
   • Färdigställda fasta tider för varje besök
   • Överenskommelsedatum
   • Tilldelade personal
   • Anteckningar från kundmöte
3. Status ändras till "Godkänd"
4. Schema låst för export

Steg 14: Nattlig Auto-Synkronisering (02:00)

🌙 Automatisk process medan ni sover:

Import & Synkronisering:

• Auto-import: Hämtar nya/uppdaterade scheman från Carefox (60-dagars rullande fönster)
• Change Detection: Identifierar nya besök, uppdaterade tider, avbokningar
• Intelligent Merge: Applicerar ändringar utan att överskrida befintlig data
• Konflikthantering: Automatisk lösning av mindre konflikter, flaggar större för manuell granskning

Automatisk AI-Optimering:

• Pre-definierade scenarier: Kör alla konfigurerade scenarios automatiskt
• Daglig optimering: Optimerar dagens scheman med flexibilitetsminuter (±15/±30 min)
• Månadsplanering: Kör förplanering för rörliga besök över hela månaden (Ghost Ideal Schedule)
• Resultat klara på morgonen: Färska KPIs, optimeringsinsikter, och jämförelser

Tidsvinst: Noll manuellt arbete - allt händer automatiskt medan ni sover

Förplanering med Caire levererar transformation genom:

1. Behandla ALLA besök som flexibla under initial planering (eftersom kommunbeslut inte har fasta tider)
2. Använda breda tidsfönster för att vägleda AI-optimering
3. Hitta optimala fasta tider som balanserar resor, personalkompetenser och kundens livsstil
4. Engagera kunder med genomförbara förslag (inte orealistiska manuella gissningar)
5. Färdigställa scheman med kundgodkännande innan inmatning i verksamhetssystem
6. Sätta flexibilitetsminuter i Welfare/Epsilon/Carefox för dagliga justeringar
7. Möjliggöra daglig optimering (för Carefox-kunder) inom godkända buffertar
8. Stödja periodisk omplanering för att kontinuerligt förbättra när organisation utvecklas

Skillnad:

• Förplanering = Hitta mönstret (breda tidsfönster → fasta tider)
• Daglig Optimering = Genomför mönstret (liten flexibilitet runt fasta tider)

Resultat: 50-75% tidsbesparing vid introduktion, upp till 5% ökad faktureringseffektivitet, högre kundnöjdhet, bättre personalutnyttjande.