Besökens datalivscykel
Från kommunens vårdbeslut till publicerat schema — tre lager (grunddata, daterade besök, optimering) och hur data rör sig i CAIRE.
Kommunens vårdbeslut (biståndsbeslut)
Kommunen fattar beslut om vilka tjänster en klient har rätt till och hur ofta. Detta är den lagliga grunden för all planering. CAIRE översätter beslutet till insatser och mallar i Lager 1.
Klientsidan i CAIRE visar
beslut (timmar), planerat (från mallar) och använt (utförda besök) — så planeraren ser gap mellan lag, plan och verklighet.
Grunddata — vårdbeslut, insatser, grupper och besöksmallar
1A. Insatser (tjänstetyper)
En insats är en typ av vård eller service som klienter kan vara godkända för. Varje insats har organisationsövergripande standardvärden:
1B. Insatsgrupper och beroenden
En insatsgrupp samlar insatser som hänger ihop under en dag, i bestämd ordning med timing mellan varje steg. Varje medlem i gruppen har en sekvensposition och anger minsta (och valfri max) fördröjning från föregående insats.
Morgon 07–10:30
Lunch 11–13:30
Kväll 16–19
11:30–12:00, dubbelbemanning
12:00–12:30
Mellan dagar — frekvens och avstånd (förberäknat):
- Dusch mån+ons+fre → automatiskt 48 timmar genom dagsval.
- Städning 1x/månad → jämnt fördelat över perioden.
- Varannan dag → CAIRE väljer rätt dagar vid schemaskapande.
Per-klient-överstyrning: Insatsgruppens timing gäller som standard. I besöksmallen kan planeraren ändra för en enskild klient, t.ex. "minst 3 timmar" → "minst 2 timmar".
1C. Tidsfönster
Tidsfönster delar in dagen i namngivna perioder. De är det viktigaste verktyget för att styra när insatser ska ske. När fönstren inte överlappar behövs inga speciella beroenden.
07:00–10:30
11:00–13:30
16:00–19:00
1D. Skift
Skift definierar personalens arbetsperioder. De används både som tidsramar för besöksmallar och som grund för personalplaneringen i Lager 3.
07:00–16:00
15:00–22:00
08:00–17:00
1E. Besöksmallar (per klient)
Besöksmallen är länken mellan vårdbeslutet och det praktiska schemat. En mall per insats per klient. Mallen innehåller mönsterregler, inte kalenderdatum.
Mall 2 — Lunch: Vardagar, 20 min, direkt efter dusch (från insatsgruppen)
Beroenden kan sparas från insatsgruppen när mallen skapas. Planeraren kan acceptera eller justera.
1F. Smarta rekommendationer (nya klienter)
När en ny klient läggs in kan CAIRE automatiskt rekommendera besöksmallar baserat på tre faktorer:
Planeraren kan acceptera, justera eller avslå förslagen.
Hur CAIRE hanterar begränsningar — enklaste verktyget först
Ju färre onödiga beroenden, desto snabbare och bättre optimering. Överspecificering gör schemat styvt och ökar risken att besök inte kan schemaläggas.
Slingor är manuell planerings svar på ett optimeringsproblem
I traditionell hemtjänstplanering kopieras slingor (fasta rutter med bestämda besök i bestämd ordning) från period till period. Slingan bär implicit med sig kontinuitet, prioriteringar, beroenden och tidslogik — allt bakat i en fast sekvens. CAIRE hanterar varje sådant krav explicit och separat, och behöver därför inte slingor alls.
| Egenskap | Slinga (manuell planering) | CAIRE |
|---|---|---|
| Kontinuitet | Implicit — samma personal kör samma rutt. Bryts vid sjukdom eller förändring. | Explicit optimering: föredragna vårdgivare, kontinuitetspoäng som mjukt mål. |
| Besöksordning | Fast sekvens i slingan. Ändring kräver omplanering av hela slingan. | Tidsfönster och beroenden styr ordning automatiskt. Optimeraren hittar bästa rutt. |
| Effektivitet / restid | Beroende av att slingan var bra från början. Ofta suboptimal — svårt att överblicka alla rutter manuellt. | Ruttoptimering beräknar restid och hittar effektivaste ordningen givet alla krav. |
| Prioriteringar | Implicit i slingordningen. Inget systematiskt sätt att prioritera vid konflikter. | Explicit prioritet per insats/mall. Hårda krav uppfylls alltid; mjuka prioriteras. |
| Beroenden | Inbakat i slingan — synligt bara för den som byggde den. | Explicit i insatsgrupper och mallar. Synligt, redigerbart, ärvbart. |
| Förändringar | Slingans svagaste punkt. Ny klient, sjuk personal, ändrat beslut → slingan måste byggas om manuellt. Ofta lapplösningar som ackumulerar problem. | Kör optimering igen. CAIRE beräknar ny bästa lösning givet alla aktuella krav och förändringar. |
| Kvalitet vid start | Varierar stort. Ofta felplanerat från början — svårt att manuellt optimera hundratals besök. | Optimalt från start. Varje period optimeras matematiskt med hänsyn till alla begränsningar. |
Insatsgrupp → Besöksmall → Besök — hur egenskaper ärvs
Planeraren behöver sällan ändra enskilda besök. De flesta ändringar görs på insatsgrupp- eller mallnivå och ärvs vid nästa materialisering.
| Egenskap | Insatsgrupp (standard) | Besöksmall (klientnivå) |
|---|---|---|
| Duration | — | 25 min |
| Prioritet | Normal | Hög (överstyr) |
| Tidsfönster | Morgon 07–10:30 | 07:00–09:00 (snävare) |
| Kompetenskrav | Kön: kvinna | + dubbelbemanning (additivt) |
| Föredragna vårdgivare | — | Anna P., Erik S. (mjukt mål vid optimering) |
| Min fördröjning | 3 tim (gruppstandard) | 2 tim (överstyr för klient) |
| Dubbelbemanning | Nej (standard) | Ja — två personal krävs |
| Låst / pinnad | — | Nej (standard) — kan sättas per instans |
Schema — konkreta besök med datum
2A. Område och tidsperiod
Schemat skapas för ett eller flera serviceområden och en tidsperiod (2 veckor, 4 veckor, kvartal). Perioden bör följa den längsta frekvensen — om städning sker 1x/månad behöver perioden vara minst en månad.
Genom att välja flera områden kan planeraren köra what-if-scenarier och se hur nyckeltal som kontinuitet och effektivitet påverkas om områden slås ihop.
2B. Förberäkning av dagar
Mallar expanderas till specifika datum. Varannan dag, 3x/vecka, var 4:e vecka — rätt dagar beräknas automatiskt här. Mellandagsavstånd hanteras genom dagsval, inte som beroenden till optimeraren.
2C. Regler projiceras till besöksnivå
Organisationens och klientens regler (beroenden, preferenser, kompetens, grupper) lagras en gång på klient-/genomförandeplansnivå. Vid schemaskapande projicerar CAIRE dem på varje nytt besök. Nästa period speglar automatiskt uppdaterade genomförandeplaner — utan att kopiera förra schemat som källa.
2D. Redigerbart
Planeraren kan lägga till, ta bort eller justera enskilda besök innan optimering körs. Ändringar spåras så planeraren vet vad som ändrats sedan senaste optimering.
| Datum | Tidsfönster | Insats | Dubbel |
|---|---|---|---|
| Mån 14 april | 07:00–09:00 | Dusch | Ja |
| Ons 16 april | 07:00–09:00 | Dusch | Ja |
| Fre 18 april | 07:00–09:00 | Dusch | Ja |
| Mån 21 april | 07:00–09:00 | Dusch | Ja |
| Ons 23 april | 07:00–09:00 | Dusch | Ja |
| Fre 25 april | 07:00–09:00 | Dusch | Ja |
Rätt kunder, rätt insatser, rätt dagar och tidsfönster. Om något inte stämmer — justera direkt i CAIRE.
Optimering — tilldelad personal och exakta tider
3A. Utbud: skift och tillgänglighet
Skiftgenerering och avtalsregler (arbetstidslag, avtal, preferenser) definierar utbudet. Planeraren kan granska utbudet före eller efter en optimeringskörning beroende på arbetsflöde.
3B. Optimering och tilldelning
3C. Hårda och mjuka begränsningar
| Typ | Innebär | Exempel |
|---|---|---|
| Hård (måste uppfyllas) | Krav som aldrig får brytas. | Arbetstidslag, kompetenskrav, personal kan inte vara på två ställen. |
| Mjuk (önskvärd) | Optimeras men kan brytas. CAIRE hittar näst bästa lösning. | Önskad dag, kontinuitet, minimerad restid. |
3D. Personal- och klientvy
Planeraren granskar samma schema i två perspektiv (samma data, samma filter — bara gruppering och färgkodning ändras):
3E. Efter optimering — åtgärder
| Åtgärd | Beskrivning |
|---|---|
| Spara (detta besök) | Justera ett enskilt besök i lösningen utan full omkörning. |
| Validera | Snabb poäng-/möjlighetskontroll (synkron) innan en stor ändring. |
| Optimera om | Kör solvern igen (t.ex. efter pinning, stängning, viktändringar). Kan vara asynkron. |
| Denna instans vs alla framtida | Ändring kan gälla bara detta besök, eller redigera mallen och propagera till framtida besök. |
Tilldelad personal, exakta tider, rutter, skift. Jämför scenarier om du vill. Kör om vid behov.
Rullande planering
Varje serviceområde kan konfigureras med en planeringshorisont (veckor per fönster) och framförhållning för att skapa nästa period innan den nuvarande tar slut.
- Första perioden: Skapas explicit (wizard eller motsvarande) när mallar och grunddata är klara.
- Senare perioder: Auto-kedjning skapar nästa period automatiskt. Den landar som utkast tills teamet publicerar.
- Kontinuitet: Nästa periods optimering kan gynna kontinuitet med föregående publicerade lösning (föredragna personal i solver-input).
- Automatisk optimering: Valfritt — ny utkastperiod kan optimeras automatiskt i bakgrunden.
Data kan komma in på flera sätt. Sanningskällan är alltid det som finns lagrat i CAIRE efter import eller registrering — stökiga externa filer mappas så bra som möjligt; planeraren korrigerar i gränssnittet vid behov.
OBS: CSV-filen är inte en permanent sanning. Om den innehåller fel gäller data i CAIRE efter import.